Podcast: Download (Duration: 23:00 — 13.9MB)

Die Episode beschreibt einige Herangehensweise und praktisches Applikationen, die Deinen digitalen Arbeitsaufwand verschlanken können.

CloudStorage

Dein digitales Arbeitsumfeld bietet Dir vor allem eines: Zugriff zu jeder Zeit von überall auf beinahe alles. Egal, ob Du viel unterwegs bist und spontan auf eine Präsentation zugreifen willst oder Dein Team einen zentralen Anlaufpunkt hat, um Veränderungen an Dateien und Projekten vorzunehmen. Ist alles online hinterlegt, fungiert dieser Speicher sowohl als Sicherung als auch als immer erreichbarer Aktenschrank. So kannst Du von jedem beliebigen Ort aus arbeiten und gerätst darüber hinaus nicht in die Verlegenheit, digitale Unterlagen vergessen zu können. Die Auwahl an Anbieter ist groß. Als sehr praktisch und auch wegen der Zugriffsverwaltung variabel einsetzbar hat sich insbesondere Google Drive erwiesen. Hier speichere ich beispielsweise alle außer Steuerunterlagen und sichere den gesamten Inhalt einmal pro Woche. Das minimiert die Wahrscheinlichkeit, dass - wie auch immer - einmal etwas verloren geht.

Kalender und Kontakte

Bei Kalender oder Kontakt-Datenbank zeigt sich ebenfalls, dass Google es versteht, übersichtliche und brauchbare Software bereitzustellen, die zudem von überall abrufbar ist. Sie sind über ein Web-Interface erreichbar und deshalb unabhängig vom jeweiligen genutzten System von Windows über Mac bis zum Smartphone. Unter anderem kann der Kalender für Terminvereinbarungen von verschiedenen Zugriffsberechtigten bearbeitet werden.

E-Mail

E-Mails sind mein Gedächtnis, deshalb lösche ich sie nur sehr zurückhaltend - einmal abgesehen von Junk oder nichtssagenden Statusmeldungen. So finde ich wieder, was in der Vergangenheit gelaufen ist. Absprachen, Kontakte, Ideen, alles da.

Hier entscheidet aber letztendlich Dein persönliches Abwägen, was am Ende für immer weg kann. Weil die Anzahl der Mails mit der Zeit steigt, bedarf es eines durchdachten und funktionalen E-Mail-Programms. Outlook ist hier auf PC immer noch mein Spitzenreiter.

Auf dem Android habe ich bisher noch nichts gefunden, was mich wirklich überzeugt. Das eingebaute Mail-Programm finde ich arg rudimentär, viele andere getestete waren nur wenig besser. Ais meiner Sicht ist hier noch ein langer Weg zu gehen, bis ein wirklich professioneller und aus Datenschutz-Sicht unbedenkliche Client zur Verfügung steht.

Passwortspeicher

Unabhängig davon, welchen Browser Du bevorzugst, sollte ein gutes Verwaltungsprogramm für Passwörter und Zugangsdaten nicht fehlen.  Ich arbeite mit dem Passwort-Manager KeePass, weil er auf (beinahe?) jedem System läuft und Open Source ist. Damit hast Du Deine gesamten Zugangsdaten immer griffbereit und Deine Passwörter sind nicht mehr leicht zu merken, sondern sicher. Meine Kunden bekommen ebenfalls KePass, damit geht nichts schief.

Browser

Ich bin seit Ewigkeiten auf Firefox. Seit der Version 57 kann er endlich auch technisch wieder mithalten. Dazu beinhaltet er eine ganze Menge sehr nützlicher Tools zur Websitentwicklung.

Buchhaltung

Auch für Deine Rechnungen und die Rechnungen der anderen an Dich existieren ein paar passende Helfer. Kontist ist als Geschäftskonto konzipiert, das sich speziell an die Bedürfnisse von Selbständige zugeschnitten sieht. Betreibst Du einen Shop mit WooCommerce, hilft WooRechnung bei der schnellen Erstellung. Für die eigentliche Buchhaltung bietet sich Debitoor an, das Rechnungseingänge teils automatisch erkennt und Dir viel Zeit bei der Verwaltung spart.

Neben dieser Vielzahl an digitalen Hilfsprogrammen und den dahinter stehenden Unternehmen gibt es selbstverständlich fast ausnahmslos Alternativen. Nicht zuletzt entscheidet Dein persönlicher Geschmack über die richtige Auswahl.

Ein paar abschließende Tipps zur Gestaltung Deiner täglichen Arbeitszeit gebe ich hier in dieser Podcast-Folge.

OLAF out!