037 Nie wieder Daten suchen: Interview mit Christa Beckers

Heute gibt es ein Interview von der InspiCon. Es geht darum, wie du alle deine Daten an einem Ort speicherst, ohne langes Suchen.

Christa Beckers weiß, dass jeder ganz eigene Ordnungsstrukturen im Kopf hat, allerdings passen die nicht immer unbedingt zur aktuellen Situation. Vor allem, wenn du dich selbstständig machst, passen die Konzepte, die du aus Studium und Job kennst, nicht unbedingt zu deinem neuen Business.

Erstmal aus dem Kopf heraus arbeiten

Um an eine ordentliche Organisation in seinen Papierkram zu kommen, fängt Christa Beckers mit einer Bestandsaufnahme an. Dazu schlägt sie vor, eine Mindmap oder Karteikarten zu beschriften, ohne auf dem PC oder Handy nachzusehen. Durch das „richtige“ Aufschreiben auf Papier entsteht eher ein roter Faden, als wenn du selbst aus dem Rechner kontrollierst, was du eigentlich alles machst. Struktur bedeutet, einen roten Faden zu schaffen, meint Christa Beckers, die Feinheiten kommen später.

Ordnung entsteht dadurch, dass Dingen ein Platz zugewiesen wird

Wer immer seinen Autoschlüssel sucht, der hat keinen festen Platz dafür. Und so ähnlich sieht das auch für Unterlagen aus. Erst wenn über die aufgeschriebene Struktur Klarheit geschafft werden konnte, ist es möglich, an das Digitale zu gehen. Hier kannst du nun vergleichen, ob das, was du aufgeschrieben hast, mit deiner digitalen Ablage stimmig ist. Ein ganz wichtiger Punkt ist, dass Unternehmen für ihre Prozesse einzelne Abteilung und Schnittstellen haben. Einzelunternehmer oder kleine Teams müssen alle Aufgaben übernehmen, wodurch schell die Übersicht verloren wird.

Altes vielleicht rausschmeißen!?

Vom Stapel Karten bis zur Konzeption dauert alles etwa 30 Minuten. Erst danach geht es ins Finetuning. Außerdem sollte sich jeder überlegen, ob er alte Dinge überhaupt noch berücksichtigen möchte oder ob manche Sachen, wie zum Beispiel die Buchhaltung bis Anno xy einfach liegengelassen werden kann, wie sie ist.

Tools zu besseren Organisation

Es gibt selbstverständlich Tools, die bei der Strukturierung des Business helfen. Unter Microsoft empfiehlt Christa Beckers OneNote. Das Programm funktioniert als digitales Notizbuch, in dem Dokumente und Links „physisch“ abgelegt werden können. Der Prozess dahin zukommen, kann aber dauern. Denn zum einen muss man sich von seinen alten Strukturen lösen und zum anderen dem Programm komplett vertrauen. Christa Beckers hat ein Unternehmen kennengelernt, dass ausschließlich mit OneNote und somit komplett papierlos arbeitet. Ganz papierlos muss es aber nicht sein, denn das Tool kann auch gescannte Notizen erkennen und zu einem späteren Zeitpunkt danach suchen.

Wer noch mehr Wissenswertes zum Thema Organisation möchte, der sollte die Episode unbedingt anhören!

OLAF Out!